Organisaties zijn grote systemen die kunnen floreren als een vitaal samenhangend, goed functionerend geheel. Wanneer de ordeningen niet geëerd of gediend werden, komt er ‘zand’ in de smeerolie: symptomen van disbalans beginnen zich op te dringen en worden problemen. De gebruikelijke organisatiekundige benaderingen blijken geen invloed te hebben op die systemische onderstroom die symptomen voort gaat brengen in de bovenstroom en resultaten van herstel en ontwikkeling blijven uit. Dan is het zaak om op zoek te gaan naar de oorzaken van de verstoringen, die in de dieptestructuur van de organisatie liggen en oplossingen te vinden die de natuurlijke ordening herstellen en het systeem als geheel weer terug in balans kan komen. Zo wordt de basis voor verdere groei en ontwikkeling hersteld.
Maatwerk
Organisatieopstellingen zijn altijd maatwerk: er is geen organisatie precies hetzelfde als een andere. Iedere organisatie heeft een eigen ontstaansgeschiedenis, levensloop, beïnvloeding van omgevingsfactoren. De bronnen van de verstoringen liggen in het nabije of verdere verleden en een systemische diagnose in historisch perspectief kan deel uitmaken van onze aanpak, alvorens tot opstellingen over te gaan: het onopgeloste uit het verleden werkt door in het heden.
Ontwikkelkader
Daarom starten we met een inventarisatie van doelen, problemen, symptomen en gewenst effect en doen we vooraf een systemisch onderzoek met een kleine groep vertegenwoordigers uit de organisatie.
Systemisch historisch onderzoek en diagnostiek
Net als ieder ontwikkelingsproces maakt bewustwording deel uit van het rijpen, groeien en leren en zodoende is zo’n systemisch historisch vooronderzoek al op zichzelf werkzaam om de vinger achter de eerst nog ‘ongrijpbare’ bronnen van verstoringen, stagnaties, symptomen en problemen te krijgen. We hebben nu voldoende informatie opgehaald uit wat er aan de hand kan zijn en de voorlaatste stap is de organisatieopstelling.
Organisatieopstelling
De opstellingen zelf laten de krachtige dynamieken in de onderstroom van het systeem zien en bieden de mogelijkheid om te onderzoeken welke interventies dienend zijn om de ordening die er van nature is, te herstellen. De uitkomsten van opstellingen zijn vaak verrassend, omdat de ordening nogal eens wordt verward met hiërarchie, maar dat is niet hetzelfde. Ook dat blijkt uit opstellingen. Het veld van het systeem dat vertegenwoordigd wordt door representanten, laat zien wat de organisatie als geheel dient om zich te herstellen en weer als vitaal geheel te gaan floreren.
Vertaalslag naar de organisatiepraktijk
Nu de symptomen zijn verstaan, de bronnen van verstoringen in kaart zijn gebracht en we zagen wat het organisatiesysteem nodig heeft om te herstellen en balans te hervinden, moeten we de vertaalslag maken naar de organisatiepraktijk. Het leidinggevend kader heeft hier vanuit het dienen van de systeemgezondheid een belangrijke positie om impact te hebben op het geheel, die functionarissen elders in de organisatie niet hebben: denk aan het scheppen van condities voor herstel en ontwikkeling, of aan het opruimen van belemmeringen die herstel en ontwikkeling in de weg staan. De vertaalslag is ook nodig omdat de relationele werkelijkheid van organisaties meerlagig is en er soms interventies, support, opleiding, scholing op een of meer van die lagen nodig is om de lagen onderling op elkaar afgestemd en uitgelijnd te krijgen.
Tenslotte is de vertaalslag nodig, omdat er naast condities en soms herstelwerkzaamheden, een ontwikkeltaak voor het systeem als geheel ligt die geleerd en geïntegreerd wil worden om naar de volgende groeifase te komen.
Maatwerk herstel- en ontwikkelplan
Zodoende zijn we de organisatieleiding met onze systemische ‘multifocale’ bril graag van dienst bij het ontwerpen van een maatwerk herstel- en ontwikkelplan, uitgezet in de tijd en waar nodig bij de implementatie daarvan.
Een lerende houding en bereidheid van het leidinggevend kader
Met ons systemisch werk zijn we uit op vitale florerende systemen, op verbindingsherstel, op herstel van balans en vitaliteit, willen de bestemming van de organisatie dienen en van dienst zijn bij het uitgelijnd raken op de verschillende dimensies van de organisatie.
Systemisch interveniëren vraagt iets van leiders en teamleden. Inzichten kunnen raken en vaak moet je zelf ook iets aangaan. De onderstroom kun je niet vrijblijvend onderzoeken, wat eenmaal aan het licht is gebracht is bewust geworden en dat vraagt het nemen van verantwoordelijkheid voor de consequenties daarvan. Wanneer iedereen heeft gezien hoe het zand in de machine is gekomen, of de olifant middenin de ruimte heeft zien staan, is er ook de verwachting dat het leidinggevend kader dat daar de positie voor heeft, naar handelt ten dienste van het floreren en de vitaliteit van het geheel. Natuurlijk binnen de mogelijkheden van de realiteit, maar schadelijke ‘virussen’ die in het systeem gelopen zijn en gezonde besluiten nemen ten dienste van het geheel, zijn leiderschapstaken. Het nalaten van het handelen ten dienste van de systeemgezondheid wanneer die eenmaal in beeld is gebracht en bewust is geworden, is pijnlijk en heeft een negatief effect op de sfeer en het klimaat in de organisatie en dat is niet de bedoeling.
Bij familiebedrijven, of bij organisaties waar de leider ook de oprichter van de organisatie is, werkt systemische overdracht vanuit de geschiedenis van de leider sterk door in het organisatiesysteem. Dit geldt ook opvolgend leiders, je treft een situatie aan die jij niet hebt gecreëerd, maar waar je wel iets constructiefs mee moet. Daartoe ontwikkelden wij de mogelijkheid tot een systemische oriëntatie vooraf.
Systemische oriëntatie vooraf: quick scan
In ons werk met leiders, benaderen we hen als systeemdienaar. Het kan zijn dat het systeem iets van je vraagt waarbij jij support nodig hebt om daar een dienend antwoord op te kunnen geven. Vandaar dat we met het leidinggevend kader contracteren, we onderzoeken met jou wat je zorgen baart, wat je ziet gebeuren, de symptomen en problemen die je waarneemt, waar je doelen liggen en wat je als gewenst effect ziet. Vaak kunnen we vanuit onze jarenlange ervaring al wel de eerste vingerwijzingen naar wat er systemisch gezien aan de hand kan zijn benoemen, door drie systemische dimensies met je langs te lopen. Hiertoe ontwikkelden we een systemische quick scan, waarin we met jou langs drie dimensies van de ordening lopen aan de hand van het ontwikkelkader dat jij voor ogen hebt. Aan het einde van deze quick scan, die een dagdeel duurt, heb je in ieder geval in grote lijnen zicht op wat dit voor jou kan gaan betekenen en of je een systemisch traject wilt openen.
Overige mogelijkheden:
‘Heidedagenwerk’ bij transities
Als opstellerscollectief is ons een aantal keren bij organisaties die in een transitiefase zitten, gevraag of het mogelijk was om met alle leidinggevend kader als scharnierpunt van ontwikkeling te komen en soms ook om met alle medewerkers te komen, zodat de systemische bewustwording bij alle leden van de organisatie groeit. Dat behoort bij kleine en middelgrote organisaties tot de mogelijkheden. Bij grote organisaties is dat praktisch gewoon niet mogelijk, maar kunnen de bovengenoemde stappen in delen plaatsvinden, waarbij we bij de opstellingen zelf het grotere geheel opstellen, waar het deel onderdeel van uitmaakt.
Teamontwikkeling vanuit systemisch perspectief
Wat systemisch in een organisatie in het groot speelt, speelt in teams in het klein; ook daar kunnen zich belemmeringen vanuit de dieptestructuur opwerpen, die boodschappers zijn van iets dat verstoord raakte. De wet is dat de grotere schaal van de organisatie als geheel en de context waarin de organisatie zich begeeft en beweegt, de kleinere, die van het team, beïnvloedt, niet andersom. Dus de posities van raden van toezicht, bestuurders of MT’s zijn anders dan de positie in het geheel van een bijvoorbeeld een facilitair of operationeel team. De mogelijkheden van een facilitair of operationeel team om het geheel te beïnvloeden zijn beperkt, maar ook in deze teams kunnen verleden verstoringen stevig doorwerken, waardoor de teamontwikkeling stagneert en symptomen en belemmerende patronen stevig op de deur gaan kloppen. Daarmee aan de slag gaan, binnen de realiteit van de invloed van het grotere geheel, geeft ruimte aan herstel van positie, plek en gezonde grenzen, bewegingsmogelijkheid en ontwikkeling.
Heb je vragen, weet je welkom om contact met ons te zoeken en te overleggen wat voor jou en de organisatie die je van dienst wilt zijn, het beste kan werken.